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        扎根現場的鏗鏘玫瑰

        隨著整個項目管理環境的不斷精細化、科學化發展,項目文秘早已成為我們企業內每個項目組中不可或缺的崗位。項目文秘的工作起著一種橋梁樞紐的作用,且重要性日漸顯現,她們可以有效地實現各級良性溝通以及內外部聯系,是項目管理者在工作層面上的助手甚至參謀;與此同時,隨著項目管理思想的不斷推進,我們企業對于項目文秘工作的要求也越來越高。她們時而像是現場的“管家婆”,時而成為大家的“開心果”。本次就讓我們走近這些“愛紅裝也愛工裝”的鏗鏘玫瑰,了解她們扎根現場的實際工作。

        我們企業的施工項目較為分散,且工作環境較嘈雜、有粉塵,但是這并不能影響到我們的項目文秘深入工作在每個現場一線,海工珠海場地、塘沽場地、青島場地、北船造\修船場地、青島武船場地,到處都有她們的身影。根據項目的不同需要,她們從事著人員考勤、工時錄入、函件收發、圖紙收發、會議記錄、文檔管理、后勤服務、證件辦理、協助變更編制、采辦申請、庫房管理、費用統計、財務報銷等等具體工作,為每個項目組日常事務的順利進行而兢兢業業,因為她們深知,自己的工作質量水平直接關聯著施工項目的綜合管理水平,影響到我們企業的整體發展。

        從文秘工作由合到分再到合的過程中不難看出,公司領導一直非常關注項目文秘的工作內容和工作效率。當項目文秘的編制再次明確歸屬到項目管理部時,我們深刻意識到,絕不能辜負這些靚麗的青春。因此項目管理部在20168月底到9月的這段時間內,不斷在深入梳理項目文秘工作、重新找尋合理方法,力求為項目文秘明確規劃出更有發展、更有希望的工作方向。

        在具體實施上,項目管理部根據實際情況將項目文秘按照場地分成不同組別并任命場地主管文秘,建立管理層次,如海工場地文秘、武船場地文秘、北船場地文秘等,對每名項目文秘進行明確分工、開展專題培訓;同時制定了項目文秘工作包手把手教給每名項目文秘,其中包含了詳細的工作內容指導、人員通訊錄、公司相關管理文件等等;然后已經起草并很快將會發布《項目文秘管理程序》、《項目文檔管理程序》等;平時通過微信的文秘小分隊群體來進行即時溝通和信息發布等。通過這一系列的實施將項目文秘工作標準化、可視化,項目管理部希望帶領每名項目文秘迅速跟上我們企業項目管理高速發展的步伐,為各自所在的項目發揮應有的作用,以及在一些實際工作中起到真正的推進效果。

        項目管理部以下對項目文秘應具備的思想意識和工作能力進行明確和強調,希望每名項目文秘能夠注重鍛煉、對照執行,也非常歡迎各級領導和同事也能夠對項目文秘進行監督、指導和幫助。

        1. 學習意識

        我們施工企業項目文秘工作的綜合性往往是高于其他行業的文秘工作,因此我們的項目文秘必須具備強烈的學習意識,才能有效地提高自身的綜合性、更好地完成項目文秘工作。所以,項目文秘應該積極學習施工專業知識、學習行業規定流程、文秘專業技能等,將學習應用于實際工作,在實踐中總結經驗教訓。比如對于文字處理能力,項目文秘如果想要完成優秀的公文,就必須要細心斟酌、反復修改,為此,項目文秘應該在日常工作中不斷地留心、潛心鍛煉自身的文字處理能力以求提高。

        2. 超前意識

        這里的“超前意識”指的雪中送炭,也指未雨綢繆。項目文秘必須要努力做到具有對項目工作的理解與領會能力,樂于接受施工項目知識,著力做到提前思考問題,這就需要項目文秘注重及時收集現場項目需求、整理資料信息、掌握相關動態,并篩選出具有價值的資料信息提供給項目經理和其他成員,以便他們能夠做出更為科學合理的判斷和決策。

        3.效率意識

        對于我們施工企業而言,時間就是進度,時間就是成本,時間就是信譽。為此,項目文秘應該始終擁有強大的效率意識,具有雷厲風行的辦事作風,處理任何事務的時候,在能夠保障工作質量的基礎上,必須要加快節奏、重視效率。更進一步說就是要能夠快速歸納事務,迅速整理出工作頭緒,明確事務的輕重緩急和難易遠近,駕輕就熟地將項目日常工作辦理得有條不紊。

        4.應變意識

        項目現場環境變化無常,新問題、新情況隨時隨地都可能會發生,在這樣的背景之下,項目文秘務必要緊緊跟隨項目經理的管理思路和公司的相關管理規定,時刻保持冷靜沉著的頭腦,樹立不慌不亂的應變意識、從容不迫地處理工作任務。需要特別注意的是,項目文秘的溝通能力直接影響到項目日常工作的成功,項目文秘要特別重視自己話語的質量和技術性,努力做到口齒清晰、謙遜溫和、言簡意賅、態度誠懇,避免應變意識不足而產生情緒化的言語。

        5. 整體意識

        項目文秘的工作是我們企業對外的形象窗口和對內的重要組成部分,尤其是我們企業近期的項目都是以現場施工勞務為主,人員工時考勤和日報進度更新的準確性和及時性直接影響公司對于項目的成本核算、控制、甚至決策。所以項目文秘必須始終具備整體意識,思考問題、處理問題皆應該從項目大局、工作全局出發,避免因為自己的一點失誤而造成項目和企業的巨大損失。

        6. 創新意識

        項目文秘不僅僅只是簡單地領會到項目管理者的意圖,還應該積極補充項目組其他成員的思想盲區,輔助項目經理拓展思維,激活思想。所以項目文秘在完成本職工作的同時,也應該勇于在工作中利用新技術新方法來改善工作方法,并為項目經理提供新型點子、為項目經理排憂解難。

        總而言之,項目文秘在我們企業的項目管理工作中擔負著非常重要的工作任務。項目文秘只有緊隨公司項目管理的發展腳步,堅持在具體工作中不斷學習、不斷進步,努力做好現場項目服務工作,才能發揮重要作用,真正實現自身價值!


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